以北京市建设工程为例，做好分包工程的资料管理对整个工程资料的质量是不可缺少的一个环节。在实际检查当中发现，分包资料往往不如总包资料做的详尽完善，有的分包资料甚至是不合格的，尤其在评优的工程中，质量欠缺的分包资料是总体资料的质量大打折扣，因此，做好分包资料的管理就非常重要了，在分包资料管理中，做好分包资料的交底尤其重要，如果做的到位，可以大大提高分包资料的质量。在分包资料交底中，应注意以下内容：
1. 分包资料要用最新资料规程，不得使用过期版本。现在使用的是：DB11/T695-2009《建筑工程资料管理规程》。
2. 资料软件要用北京市质量监督总站认可的资料软件，建议到质量监督总站购买。
3. 有条件的项目部要与分包资料员使用的微机联网。
4. 总包资料员要与分包资料员在进行资料交底中要做好签字手续，并相互留存原件。
5. 分包资料员要有自己的资料预控措施。
6. 分包资料员向监理报验资料，最好先通过总包资料员对所报的资料进行资料初审，以免返工。
7. 总包资料员要定期检查分包资料的整理情况。
8. 总包资料员要有分包资料员的通讯录，以便及时联系。
9. 总包资料员要定期召开分包资料员资料工作会议。视具体情况一极度一次或半年一次，复杂工程甚至每月召开一次资料会议。
10. 分包资料员也必须有资料员上岗证，持证上岗。
11. 总包资料员如果条件具备，最好统一预先给分包资料编号组卷。
12. 分包资料的整理要与工程进度同步进行。
13. 资料组卷要按档案要求制作，资料装订不得用铁钉，统一用A4纸打印。
14. 资料范例要用最新版本。
15. 资料员必须具备资料规程和资料范例两本书，有条件还应具备常用的工程质量验收规程。
16. 分包资料员可索取总包资料员处的一些资料样例，总包资料员应提供方便。
17. 资料交底可与工程结算挂钩，也可与资料员的奖惩挂钩。交底要有分包单位的工程师或项目经理签字，以便明确责任。
18. 分包向总包单位移交资料要办理移交手续。
19. 分包资料要有分包单位的资质，要收集齐全。包括单位资质和技术人员资质和操作人员的上岗证。
20. 总包资料员要注意收集分包资料的竣工图。尤其是结构部分的分包。总包往往遗忘或忽视了收竣工图的事情。
21. 分包单位的资料员要注意检验批中的允许偏差、隐蔽工程检查记录、原材合格证的复印件要求等，是资料中的易错部分。
另外，总包在检查分包资料中，还要注意辨认其签字的真实情况，如钢筋原材合格证，有的分包资料员为了图省事，就自己把一些应该商家的标注自己标上了，甚至有的签名也是资料员，把复印件的复印人或经办人写成了自己，这就使资料失去了追溯性，因此，必须细致检查方能发现弊端。
作者（中国新兴建设开发总公司一公司 于五星 ）
2012.1.17
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