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A市某区某小区系一个占地面积较大，业主较多的别墅区，由于该小区物业公司提供的服务质量长期不尽人意，导致该小区的环境维护、治安管理等多方面都存在较多的问题，并且已经严重影响到业主的正常起居生活，小区业主一直对此颇有意见，怨声连连。
但由于该小区的建成时间较长（大约近二十年了）历史情况较为复杂，物业公司的背景也较为复杂，更换物业公司并不是一件简单的事情，为确保此次业主大会真实、合法、有效，该小区业主委员会的主任代表业主委员会特向A市XX公证处申请对该小区的业主大会表决过程进行现场监督。
经公证员初步审查业委会提供的相关材料,并进行相关询问,了解到业主委员会换届选举完成时间不长，其委员内部尚存在摩擦，有私自隐匿公章的情况；且《A市物业管理条件》刚开始实行，有关部门还落实不到位，因此无法提供该业主委员会的社会信用代码证和公章。
虽然该小区业主委员会存在上述困难，但是经公证员审查相关材料，认为其提供的经街道相关部门及区物业办备案的,关于业委会换届选举及业委会主任推选的会议纪要等相关材料齐全，并且会议决议均符合相关法律规定，可以确定公证的申请主体适格。
其次，其提交的证明材料可以证明该小区的业主数量及房屋总建筑面积，并由167名业主（达到20%以上的业主）提议召开，符合本省市的物业管理条例的规定，也符合该小区的议事规则中的规定。
再者，业主委员会也已经将业主大会举办的时间、地点、表决内容、参加条件等情况提前十五天进行了公示。之后经公证员询问会议筹备情况，了解到此次业主大会的表决议题、表决流程、表决规则、业主大会的工作人员等均已经较为明确、具体。
因此公证员予以受理并对业主大会的相关法律规定进行告知。重点宣讲《民法典》物权编、《物业管理条例》《山东省物业管理条例》《A市物业管理条例》等相关的法律、法规之规定，并带领业委会成员、工作人员、志愿者进行了摘编整理成册，以便于广大业主查阅。
在业主大会举行的前一天，两位公证人员前往该小区，对业主大会举办场地的布置情况、告知书的张贴情况、参加人员的分工和选票等进行了现场的检查、指导，并与当事人进行充分沟通和讨论。
其中第一项议题（是否续聘原物业公司）的结果决定第二项议题（另聘的其他物业公司）是否进行唱票，因此须进行两轮唱票；根据法律规定此次计票包含了人数和专有面积的同部相加计算，较为复杂，此次采用手写记票和电脑记票相互核对认证会更加准确、客观；此次表决过程包括现场发放选票、邮寄送达选票和上门送达选票，也均符合该小区业主大会议事规则的规定和现实情况。
在为期五天的业主大会中，公证员和公证员助理对业主大会表决全过程进行了现场监督，并对投票、唱票（计票）的过程中不符合要求的地方及时要求改正，每日投票结束后对投票箱进行严格保管。
此次业主大会表决活动符合相关法律法规及小区业主大会议事规则，业主大会结束后公证员现场宣读公证词。
公证员助理制作了《现场工作记录》，专业摄像师全程摄像、拍照，影像资料刻录成光盘。现场参与的相关工作人员均在《现场工作记录》上予以签名确认，经履行公证审批程序后，符合出证要求，公证员依法为当事人出具了公证书。
案 例 简 介
公 证 书
（2021）鲁XX市中证民字第XX号
申请人：XX市XX区XX业主委员会，住所：XXX。
负责人：甲，公民身份号码：XXX,职务：主任。
公证事项：现场监督
申请人XX业主委员会的负责人甲于XXXX年XX月XX日，向本处提出申请办理XX业主大会表决过程现场监督公证。
根据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》的规定，经我处审查予以受理。并指派本公证员及公证员助理乙于XXXX年XX月XX日上午XX时XX分许至XXXX年XX月XX日XX时XX分许，在XX业主委员会办公室及XX小区业主活动室对业主大会表决的全程活动进行了现场监督。
经现场检查确认，投票箱完好无损并当场封闭，表决票无污物及涂改，为有效票。表决程序符合《XX小区业主大会议事规则》。
XXXX小区共计业主XX名（票）（房屋总建筑面积：XX万平方米），参与本次业主大会表决的业主共计XX名（票）（总建筑面积：XX平方米），本次业主大会共发出表决票XX票，收回表决票XX票【投票箱中收回XX票（总建筑面积：XX平方米），现场作废收回XX票】，弃权票XX票（总建筑面积：XX平方米），作废未收回XX票。投票箱中收回表决票的表决具体情况如下：
《表决议题一》收回表决票XX票（总建筑面积：XX平方米），同意续聘票XX票（总建筑面积XX平方米），不同意续聘票XX票（总建筑面积：XX平方米），弃权票XX票，废票XX票；
《表决议题三》收回表决票XX票（总建筑面积：XX平方米），同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），不同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），弃权票XX票，废票XX票；
《表决议题四》收回表决票XX票（总建筑面积：XX平方米），同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），不同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），弃权票XX票，废票XX票；
《表决议题五》收回表决XX票（总建筑面积：XX平方米），同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），不同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），弃权票XX票，废票XX票；
《表决议题六》收回票XX张（总建筑面积：XX平方米），同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），不同意票XX票（总建筑面积：XX平方米），弃权票XX票，废票XX票。
根据此次业主大会表决的相关规定，《表决议题一》的结果为不同意续聘，则进行《表决议题二》的唱票、计票。因不同意续聘的票数为XX票（总建筑面积：XX平方米），已超过参与表决专有部分面积（总建筑面积：XX平方米）的半数，并且超过参与表决业主人数（XX名/票）的半数，因此对《表决议题二》进行唱票、计票，得出表决结果如下：
《表决议题二》收回票XX票（总建筑面积XX平方米）。XXXX物业管理有限公司得票数为XX票（总建筑面积XX平方米），北京市XX物业管理股份有限公司得票数为XX票（总建筑面积XX平方米），弃权票XX票，废票XX票。
兹证明，此次业主大会的投票表决活动符合《民法典》物权编、《物业管理条例》《山东省物业管理条例》《A市物业管理条例》的规定，符合《XX区业主大会议事规则》，表决结果真实、合法。
附件：一、《工作记录》复印件一份共5页；
二、光盘6张。
中华人民共和国山东省XX市XX公证处
公证员
二〇二一年XX月XX日
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