如何利用Office 2013的邮件合并功能制作带照片的文档

  本文介绍如何使用最新版的办公自动化软件Office 2013的邮件合并功能，让Word 2013与Excel 2013共同使用批量打印明信片、信封、请柬、工资条等很有规律内容，也可以轻松处理带照片的准考证、学生证、工作证等文档。

下面，以制作带照片的出入证为例，让我们一起来研究一下这个功能。

一、准备工作

有大量相同格式的文档，变动部分很有规律时，才考虑使用邮件合并功能。

制作带照片的证书等文档，需要准备：

1、每个学生的照片(照片名称为学生姓名，大小等格式最好一致);

2、数据源EXCEL文档(存放学生信息和照片信息);

3、WORD主文档(出入证样本);以上文件存放在同一目录中。

二、插入图片的操作方法

邮件合并仅插入文字域，操作相对简单，此处略过(可参阅Word 2013邮件合并功能的使用方法一文)。

数据源文件示例：

主文档文件示例：

插入图片的操作方法：

1、光标定位到需要插入照片的位置，依次选择：插入、文档部件、域，从域列表选择“IncludePictrue”，在文件名中随意输入1个字母或数字，比如“a”，确定。

2、点击照片显示位置，按“SHIFT+F9”组合键将显示域代码，选中英文引号中的“a”，依次选择：邮件、插入合并域、“照片名”(示例文件照片名称字段名)，如果不显示图片可按“F9”刷新域即会显示域结果。

合并后的效果图：

三、常见问题探讨

1、为什么三类文件要存放在同一目录?

首先是方便，可以拷贝到任意目录下运行;其次，如果不存放在同一目录或者要引用其他目录下的文件，EXCEL输入路径信息比较麻烦，比如常用目录格式中的“\”必须用“\\”代替，如{IncludePictrue “d:\\照片\\{MergeField “照片名”}” \* MERGEFORMAT};再次，域代码的大括号“{}”，必须使用通过插入域的方式或快捷键“CTRL+F9”插入，直接通过键盘输入是无效的。

2、合并到新文档后，为什么不显示图片或只显示一个相同的图片?

对新文档进行全选(快捷键“CTRL+A”)，再按F9刷新域。

如果确定操作方法正确，合并后的文档中照片仍然不能正确显示，请将“照片名”中的地址修改为绝对路径，如：“d:\\照片\\001.jpg”，在EXCEL文件中还是比较容易操作的(数据源示例文件中有公式示例)。

3、图片大小和位置问题

图片如需灵活定位，可插入一个文本框，去掉边框等属性，将图片放置到文本框中。示例中要求图片像素大小一致，就是为了避免大小不一致问题。