秘书也分三六九等

秘书秘书就是协助领导处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士，主要分两类，一类是职务名称之一，在我国，现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合问题、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等；一类是使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆首长之命进行工作，享有外交特权与豁免权。本文所谈的秘书属于第一类。

 过去，人们对秘书很尊重，因为是领导身边工作的人，综合素质当然不同一般。然而，改革开放后，秘书像小姐这个称呼一样，成了一个带有讽刺意义的贬义词。现在社会上秘书做什么的，似乎已经变了味。其实，各个工作岗位，只有分工的不同，没有贵贱之分，都要做好角色定位。各司其职，做好自己的事才是好员工。

那天，与朋友相聚失约后，朋友来电一方面抱歉失约，一方面抱怨他的秘书不称职，没有协调好他与客人见面的时间。责怪他的秘书安排冲突了却没有及时通知，弄得大家很不爽。虽然秘书有错，但作为领导在选人与用人上也存在失误。到底什么样的秘书才算称职呢？网络上曾流传了一篇九段秘书的文章，虽然把秘书像围棋赛手那样分段有点牵强，但作为考核秘书的能力水平，仍不失为一种借鉴。

 文章说，一段秘书就会发通知，即用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书还会抓落实，比如发完通知后，再打一遍电话和参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书注重检查，比如发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留出时间。 

四段秘书不仅以上工作做得好，平时也会勤准备，比如发通知，落实到人，会前通知后，还会去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。而且，在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书就准备得更加细致了，比如发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？会议的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。而六段秘书除了以上工作外，还会做好记录，甚至安排好录音录像的事。

七段秘书更不得了，还会发记录，比如除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音、录像）给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。八段秘书就不仅是秘书了，还会定责任，比如将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份。同时，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘书就是会做流程的专家级秘书了，比如把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。

 人有三六九等，秘书也是如此。都是做秘书工作，结果却完全不一样，比如同样是准备开会这样一个看似简单的任务，不同的细致程度和考虑问题的全面性，不仅决定了人所具有的截然不同的价值，还为企业的无形资产增加了一笔知识财富。这一切，如果具体量化成数字，就可看出这个秘书到底如何，并由此可以判定值多少钱了。

文章给了一个评估标准：一段秘书发通知的做法只值600元；二段秘书抓落实的做法仅值800元；三段秘书重检查的做法就值1000元；四段秘书勤准备的做法，可值1500元；五段秘书提前量的做法，应值2000元；而六段秘书做记录的做法，要值3000元；七段秘书发纪录的做法，值得上5000元。如果八段秘书定责任的做法价值10000元的话，那九段秘书做流程的做法完全值30000元了。