在贸易合作中，既然存在报价这种操作，那么又怎能少了报价操作的基础配备工具----“报价单”呢?那么，报价单到底指的是什么呢?其实，说实在的，报价单与清单挺像的，但是又有所区别。而供应商给客户提供的一个价格，就是我们经常提到的“报价单”。这种报价单适用性较广，任何物料或者服务都可以提供与之相对应的报价单。
报价单的主要内容
作为一种商业性文件，那么报价单所包含的基础条款必然要考虑到较多的因素，从而可以客户提供一个较为详细的价格信息以供客户参考。那么，报价单主要包括哪些基础条款呢?
其实，要说报价单涵盖的基础条款的话，在数量上就太多了，我们在此列举一些主要的条款，其中，报价单头部、产品规格、产品型号、产品技术参数、数量条款、价格条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款以及报价单附属的其他资料等内容，通常报价单也会作为合同的一部分。所以产品报价单的书写也要十分慎重，千万不能出错。
外贸报价单模板
在报价单中，如果货物是进口的产品或者是交期很长的物料，那么，这时报价单中有两个重要的因素非常重要，也不容忽视，那就是交期和最小订货量。对于进口的物料而言，因为从国外运输而来，所以必要的清关操作是必不可少的。因此，这样的进口物料在交期上一般很长，在交期单位的使用上，一般是用“日”来计量表示，在最小的订单量表示上，一般是用“千件”来计量表示，如果遇到特殊情况的话，我们还需要在报价单中特别指出来，从而防止贸易交易中一些意外事情的发生。
报价单文件一般是由报价单主体文件和报价单明细文件这两部分内容组成。报价单主体文件在设置字段时，一般要参考到报价的编号、名称、版本以及客户的相关信息等，从而做出科学合理的报价。而报价明细文件则是以报价主体文件为基础进行的，主要是以付款条件为主、包括付款方式、付款金额百分比、是否包括手续费、尾款条件、打款方式、银行信息。一般情况下，报价单主体文件中的一条记录往往会对应报价单明细文件中的多条记录，我们可以将二者之间的这种关系简述成“主体明细一对多”。而且，在实际操作过程中，销售报价单一般是被拆分为两个文件的：一个是表头位置，一个是表体位置。表头位置主要用来保存报价单的固定信息，而表体位置主要用来保存报价单的一些发生变动的信息。
另外需要注意的是询盘邮件中往往会涉及到除了价格的一些其他产品问题你，所以外贸报价单还有回单客户咨询问题的作用，故报价单通常会预留出一部分地方让厂家对客户的疑问进行书面的回答，这样就构成了一份完整的报价单。
报价单的常见类型
图片式报价单
这是目前大家常用的报价方式，也是重点推荐的。其实就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格，价格和产品图片对应在一起，相信肯定能给客户留下深刻印象。新人刚开始接触外贸，可以先从这个样式入手。
对比式报价单
首先，将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户多样的选择，以便留住客户。其次，将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。这个要求大家对产品的市场情况非常熟悉，一般是外贸有经验者用的报价样式。
分析式报价单
这种报价样式要求你给客户的不仅是报价，还有关于产品的一些分析。比如说：国外市场标准、所需证书、淡季旺季，主要用来开发新的市场领域，带有劝诫客户接受自己产品的暗示，所以不适合新手，一般是外贸老鸟给老客户偶尔使用的报价样式。
分割式报价单
举个例子：
HUAWEIP9 (Net price): $599 FOB Shenzhen
Aboveprice including all following items:
Charge: 价格
电池：**
2.Leica camera：价格
徕卡相机：**
3.Travel charge: 价格
运费：**
4.Leather pouch: 价格
皮套：**
5.Handsfree kit:价格
套件：**
6.Micro SD & 8 GB Memory Card: 价格
存储卡：**
7.Bluetooth Headset: 价格
蓝牙耳机：**
上面这个就是分割式报价单，将价格组成写清楚，让客户一目了然。这种报价样式适合于在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。不推荐第一次报价时使用，工作量太大了，没经验的新人慎用。
推荐两种常用的报价单模板
第一份：外贸英文报价单模板
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报价单的常见注意事项
报价单要图文并茂
给客户报价时一定谨记,客户永远都是懒惰的，所以企业的报价单一定要让客户一眼就知道这是什么产品，价格是多少。大家都知道，图片的“吸睛”效果超过文字，并且图片更加形象，更加具体，报价单最好能够图文并茂，更好地吸引客户眼球。因此，学点photoshop作图技巧还是不错的，可以在快速的时间内按照要求修改好图片。
报价单上一定要特别注意细节
俗话说得好“细节决定成败”，我们的报价单上更是要把关细节，我们的报价单上除却货物的具体信息、图片还要标注上报价的有效期，报价是否含税，报价是否包含相关辅料配件等等都是需要重点关注的细节问题，特别是专业术语，甚至于一些国家需要特别的一些认证，进口清关需要的特殊文件，就像我们很多东盟国家之前的贸易是可以享受最惠国待遇的，我们也一定要在报价单上提及，这样显得我们不仅专业而且细心，客户很容易就被我们俘虏了。
提供至少两种格式的报价单
第一种为excel表格（word文档）形式的，这是供客户修改使用的，但是由于office办公软件版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个pdf版本。pdf版比较正规，是标准的文书，要是有可能，最好再提供一个图片版，万一客户即打不开excel，又没有pdf浏览器，就要寄希望于这张图片了。无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用，在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了几种格式，excel/word，PDF，JPRG，视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用。
控制报价单的大小
大多数外贸企业都有自己的企业邮箱，但是这些企业邮箱的容量一般不会很大，如果报价单太大的话，很有可能还没有到客户的邮箱就被退回来了。即使客户使用的是Gmail、Yahoo等无限容量的公共邮箱，也要控制附件的大小，因为下载比较耗时间。总之，一句话就是超过2MB的附件，千万不能直接用Email直接发送。
注意排版布局
报价单整体排版要求简约整齐，表格的使用注意划分功能区域，格式字体要协调；内容方面要简单易懂，不求卖弄英文语法能力，注意好分段，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件。
俗话说：有一千读者就有一千个哈姆雷特，报价单也一样，在行业细分和产品的多样化下，一千个业务员眼中就有一千种报价单形式，要想做出符合自己行业和产品的报价单，而且又是客户满意的报价单，新人要有耐心，在多次制作的过程中，不断完善报价单的细节，而不是照搬别人的模板。当然，站在巨人的肩膀上看世界也明智的，要善于借鉴前辈的精美专业报价单。
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