石头误事了。上周五,某部门送来三份文件,请石头帮忙分送三位领导。石头当时正在全神贯注的改稿,虽然一把接过文件满口答应,目光却一刻没从屏幕上移开。
得空了,石头拿着三份文件去分送领导,两位在,径直交到手上,还有一位不在,于是石头拿着文件回了自己办公桌,继续码字,想着写完稿子再去看看吧。
时间转眼到了今天,石头早已把这份文件忘得精光。直到接到某部门语气急切的询问电话,石头才意识到出漏子了。原来,领导准备在近期的一个会上宣读这份文件,找不到,质问的电话达到了部门负责人那里,人家当然委屈,材料早就递给办公室了啊,殊不知,问题出在了我这。
对办公室人来说,忘事、误事是巨大的缺陷,耽误具体的事还在其次,最关键的是领导和同事对你的信任会大打折扣,文件送到你手上、任务交到你手里,结果却难以预测,有可能石沉大海,谁也承受不了这种惊吓。
痛定思痛,石头进行了认真反思。人脑并非机器,不能始终精密无缺的运行,总是会受身体、精神状态的影响,忘事固然难以完全避免,但平时如果注意培养良好的做事习惯,忘事误事的概率确实能够大幅降低。
1、不拖。
拖是导致忘事误事的第一原因。拿到手的文件,总想着放一放再转;接到的任务,总想着等一等再办;没处理的短信、电话,总想着找个时间一起回。假如总是想着拖一拖再办,出问题是早晚的事,是大概率事件。
比如石头这次漏转的文件,即使领导不在,假如能坚持一鼓作气办清爽,先放领导屋里也好,给领导发个信息报告一声也好,最后就肯定不会遗漏。
我们每个人每天都会接收大量的文件资料,接收后我们应立即着手处理,处理完毕后应立即送出去,不要停留在你的手中。这是一个人提高办事效率,避免工作被动的最有效手段。
那些能够马上处理掉的事情,一定不要拖,收到文件,站起身马上就转送;收到短信,能立即回的马上就回;需要请示通知报告的事,马上就去说,能够养成这样的习惯,往事误事几率就小多了。
2、保持桌面清爽。
石头这次犯错,还有一个因素,那就是最近在写几个大稿子,桌面堆了不少书,文件埋没在纸堆里,没有引起任何注意。
办公桌上文件资料堆积如山,并不意味着它的主人是在日理万机,而只能说明这个人工作起来缺少条理,文件资料乱堆乱放,这不仅无助于工作效率的提高,而且可能会使你找不到要找的东西。
我们每天收到大量的文件资料、单证票据等,接收后假如暂时无法处理或一时难以办完,或办完了却一时无法送交下一个环节,那么就暂时把它收起来,而不能在案头一堆了之。
3、下笔记。
这个毋庸多言,脑袋是靠不住的,无论是日程、交办任务还是待办事项,只有记下来才有把握。
石头发现,拿笔记之所以要优于脑袋记,除了更可靠,还能提高思考的效率。比如一周后上午九点要在会一开会,假如用脑袋记,你整天都得惦记着这个事,隔段时间就要回忆一下,啊呀,下周有个会啊,上午九点啊,地点在会一啊,这样会占据大量的思维资源。
要记得事情多了,一方面整天惶惶不可终日,另一方面再也没有精力去考虑那些真正需要思索的问题,大脑就像一个装了太多启动程序的电脑,半天也开不了机。
还不如就随手在日程本上记一笔,每天上班下班检查一下日程表即可。省脑子也省心。
4、定期清理梳理。
石头反思,假如这两天下班前能把手头的文件、工作清理梳理一遍,检查一下哪些工作、文件没有及时处理,应该也能及时发现错误和疏漏。
可惜这两天晚上有时是因为要上课,有时是因为有活动,有时是急着回家抱娃,没能做到坚持定期清理梳理。
要想少忘事不忘事,还是得在每天下班前,应该抽出几分钟把当天的公务清理妥当,白天没来得及处理的文件,赶紧办了;没回复的短信,抓紧给人家一个答复。晚走一会,天塌不下来。
大家还有什么好办法,也请一定留言,教教石头。
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