究竟怎么样的年终总结才是合乎老板要求的呢?
它一定不是单纯的罗列成绩,而是站在老板的角度,去复盘思考一年中的得失。
年终总结的意义,不仅是给老板交代,也更是复盘自己过去的成长和收获。
换句话来说,年终总结不仅要让老板满意,更要让自己满意,秀出“肌肉”的同时,找到明年需要进一步提升的地方。
很多人第一反应会说,年终总结不就是给老板看的,还用你说哦。
但也要看是你的直属领导还是公司大领导。不同人想听的内容也会有一定区分。
直属领导更重视的是,你的工作成果(含收益)情况,部门发展情况,看明年部门需在业务上做怎样变动。
公司大领导自然更看重公司的整体发展方向,整体的收益情况,以及资源分配的问题,看明年公司需在策略上做怎样的变动。
另外,还有给股东或投资方看的总结,这份总结就变得尤为重要了。他们更想知道自己的钱花在哪,产生的收益比例如何等。
这份总结代表的是你个人还是部门,也存在一定区别。
若是代表部门,则不需太多个人成绩的彰显,更多应该放在部门集体成就上。
因为这时,老板不需要知道具体个人做了什么,而更关注部门整体的成绩和发展。
可是,这样老板不就不知道我做的事了嘛?不用担心~部门成绩其实也在侧面映衬出你的工作成绩呀。
所以注意要看清楚代表的对象,不要本末倒置了哦。
很多人提到年终总结,下意识就会想起PPT。总感觉这俩是绑在一起的紧密CP。
但其实,受准备时间限制,抑或现场环境等制约,并适合展示PPT,再加上有些伙伴可能本身PPT技能偏弱……
基于以上因素影响下,迅速理清思路,且在最短时间内,找到一个适合自己的展示形式,才是当下最正确的选择。
比如说,找准几个关键词,直接写在白板上就能讲;擅长视频创作的,可能酷炫又有创意的视频可能更能代表你……
具体的呈现形式需要根据情况灵活处理,而不是打开一个空白PPT后,手足无措地白白浪费时间。
这里鼓励大家不做年终汇报的PPT,而是基于某些特殊情况下,我们要找到最快的应对措施。
所有事情都罗列上,再一股脑全进行汇报,行么?
当然不行,既杂乱无章,又会显得毫无重点,就像是流水账,还指望领导知道你干了什么,体谅你的辛苦?太过天真!
一般来讲有3种分类维度推荐大家选择:项目维度、工作模块/职能内容维度、KPI维度。
若你的工作是由项目构成的,那大可按时间顺序,罗列出这一年中所做的项目内容。
但不是所有项目都需要放到汇报中哦,我们需要从中挑选出重点项目,再对项目当中的工作流程进行拆解,来梳理项目当中的细节内容,包括取得的成果,前中后期的工作动作,在动作中找到你的亮点和经验。
如果平常有做月度总结的,此时就很爽啦。不然单纯靠回忆,怕是会很吃力。
若你同时身兼多职,就需拆解出不同职位对应的工作内容,再进行归纳和汇总。
要是你的工作有非常明显的KPI,那恭喜你,你只需要按照KPI的拆分逻辑来整理工作即可
我们所做的总结,更像是一次高效的汇报。将一年中发生的事情,汇总到这仅有的十几页PPT里,这简短的十几分钟演讲里。
而高效的汇报,应该在开头,就让老板获取到最有价值的信息。
所以在最开始,我们需要将这一年的成果直接总结成一段话,在开篇时告知老板。
一年多的事儿怎么说更高效呢?
建议你可以用这个结构:
结果-结论-背景-困难
帮助你一针见血地说清这次汇报的核心重心,让老板对整个汇报有大致了解,有助于理解后续提及细节内容。
比如,销售部的伙伴可以这么用:
前面的总结怎么能把你的辉煌史全部说完呢?接下来我们需要展开来说,把“光辉事迹”分为工作成果和学习成长两个模块进行罗列。
这里并不是要你把前面整理的工作内容统统罗列上来,而且需要把结果摆到台面上来。
工作成果不是用工作量堆起来的,而是需要通过不同职能所取得的结果进一步论证,这里简单分为业务和管理两个维度。
毫无疑问,这部分的内容至关重要。需要理清当中的逻辑关系,做到有条不紊。
可以把前面整理好的项目内容,进行二次加工和汇总。
先来看个例子:
我们换个表达方式再看看
一对比,看出差异了吗?聪明的你肯定看出来了。
第一段是“过程导向”的,第二段是“结果导向”的。
在年末最重要的会议上,听众并不关心你是怎么做的,而更在意你做到什么程度,取得什么成果。
温馨提示,注意图2中的“完成计划的180%,同比增长36.1%”的这种表述是典型的对比型分析,最大好处是暗示了“业绩目标已达成啦~
优先呈现结果即是对老板负责,也是职业化素养的体现。而反映结果的最佳方式是列举绩效指标的完成情况。
项目过程所总结出的可复用经验,同样也是老板所看重的,在做枚举完项目成绩后别忘了多加一页写上你的经验总结哦。
我们要从所汇报的项目中再挑1-2个重点秀肌肉,而不是所有内容都放同样多的时间来讲解,这样容易让人抓不到重点。
所以在某一项成果显著或能证明你能力的项目中,不妨作为重点业绩,向大家展示。
而这时适当的感谢,会帮助你进一步博得老板和同事的好感。
建议你可以用这个结构:
结果-评价-感谢
举个例子:
以下03-05部分的内容可能不同部门涉及到的内容不尽相同,找到合适自己分析的方向在做深入分析。
前面讲完各项业绩成果了,接下来可以拔高到市场的角度来看待你的工作。
看公司的产品占领的市场份额(包括自身竞争力分析,新开拓的市场情况)
行业动态(对手动作分析,有无成熟经验借鉴,有何新政策支持等)
市场机会(行业处在哪个生命周期,有何新机会等)
适当的拔高不仅能体现你的思考深度,更有助于你向公司申请资源。
老板同样看重的还有业务所带来的收益情况,若花出去的钱比赚到的还要多,那岂不是得不偿失。
所以需要把业务所带的收益评估结果展示出来。
最简单的就是计算ROI(投资回报比),算出各个项目的纯收益率,就收益情况来评估未来各个项目是否需要增减(一定是基于公司大方向下的调整哦);各项成本支出未来应做怎么样的调整等……
通过收益分析,老板就清楚,你现在所做的事情是切实为公司赚钱的,也相应的会给你足够多的资源和重视度。
最后就是用户分析,这里不是让你具体分析用户画像,而是针对业务情况具体分析当中的用户反馈。
比如说客户的认可度,复购率,留存率,转化率,转介绍率等。
通过用户的具体反馈动作来调整未来的工作内容,也让其它部门知晓应该如何配合。
以上内容需要根据你所处岗位的具体工作内容来定,这里只是提供一个大致的方向,需根据实际内容再进行调整。
若是你管理层,则还需把你所做的管理工作也要说明白。
比如说整个部门人均创造了多少绩效收益;举办了XX次部门活动以促进部门内的关系;每X天部门成员沟通(一对一)/部门会议,沟通业务进展,及时处理员工遇到的困难;有无额外的激励措施……
举个例子:
这个部分的内容常常被人忽略,但这其实老板能从这感受到你的管理能力。
能带领部门向前冲,创造良好业绩的同时;更要懂得管理,让整个团队良性运转起来。
说完工作成果汇报后,你的学习收获(业务相关)也可以点到即止地简单提一下,让老板知道员工忙于工作之外,还有不断精进技能,不断提升自己。
部门内部的学习也别忘了写上哦,毕竟未来申请相关经费还得看你所做的培训活动和招聘情况等内容。
这部分的内容总会让人视为烫手山芋,避而不谈,还怕老板觉得自己能力不行,怕丢了饭碗。
但人无完人,出错很正常。重要的是,通过事后分析找到背后原因,以及下一步改进措施。
如果你没有思路,不妨试试三点式分析。
项目完成过程中所遇到的困难和挑战是什么,你是如何应对的,有何经验总结。
主要体现是差异性和创新意识,比如说:与去年相比,今年所做的重大改进;与竞争对手相比,今年所做的独具创新的事情等。
在和自己工作有关联的基础上,适当探索一些新的趋势或机会点,并附上见解,则会让领导觉得你很有想法。
比如说A销售根据三点式分析,对某个项目进行了回顾。
分两个部分来看:
1.没做好的部分,分析失误原因;
2.做得好的部分,则看如何取得更优成绩。
在这里需要实事求是,把主观原因和客观事实区分开,找到是外部因素的影响还是自身的问题。
再根据具体的状况内容,再进行原因分析。但绝不能停于表面哦,只有找准了原因,之后的分析才有价值。
面对以上原因,你有做出怎么样的行动方案,以最大程度降低损失,或使情况有所好转。若再有同类型的事情发生,应如何应对,有没有更好的办法。
再来个例子看看:
这里则是站在一个更高维度来看待。在危机出现之前,及时想到应对措施。
比如说,前面失误的原因是,对某地区的市场分析不够到位。而这个原因背后的反映的是,部门对市场分析和管理,缺乏系统地梳理和培训。
所以,这时我们不应该闭门造车,而是在自己反思总结的同时,多向优秀同事学习,共同完善部门的市场管理系统。
来年规划同样也是年终总结很重要的一部分, 要是今年的工作实在没有特别出彩的地方,也想不到更好的内容的话,那就多写一些来年计划。
根据今年的情况和对市场的预测,明年会有怎么样的计划和目标。计划的内容远比形式来得重要,所以制定的计划一定要具体化,可落地。想想年年立年年倒的flag,你的脸疼吗?
同时,这里也是你向老板申请资源的绝佳机会,在计划中把需申请的资源同样要写清楚。若老板认可你明年的计划,自然也愿意拨给你相应资源。
若是计划有了简单而又具体的实施方案,则会增强计划的可信度。你也会在撰写具体行动内容时,评估各项计划的难易程度,从专业度上帮助老板进一步判断。
这里记得要加上具体时间节点制约哦,没有时间限制的方案是很难实施的。
计划有了,具体方案也有了,接下来就需要告知老板如何验证结果了。
KPI的内容和项目结果都是最后考核的内容,需要等待时间较长。
我们不妨可以适当设置一些期中指标,让老板知道项目是否顺利进展,有无需要提供帮助的地方;
也便于自己接下来对项目的把控,若指标偏离太多应如何调整。
比如说,这样的计划:
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