迎送礼仪 | ||||
| ||||
——公务接待礼仪十二讲之二
李 仪 一、成功亮相与曲终奏雅 迎送,指因公务活动而安排的迎接和送别。是客人(团组)抵离本地时的礼仪活动。迎送,分在住地(客人下榻宾馆)迎送和在机场(车站、码头)迎送,后者又称接站和送站。安排迎送人员应身份适当,人数不宜过多,视来访客人(团组)的性质及主宾的身份确定。 迎,是进入接待实施阶段的第一个工作,关乎客人的“第一印象”。“第一印象”如何,会影响到客人在此后的访问过程中的心情,以及对接待工作乃至整个组织的评价。因此,如何做到“成功亮相”,具有极其重要的意义。一是要主动热情,对所有的客人都要一视同仁、热情相迎。这是人际交往和建立良好的人际关系所应持的态度和交际姿态。二是要分寸适当,应从实际情况出发确定迎送规格,以有效地实现交往目的和公关期望。三是接待人员在接受任务后,要对第一次亮相的服务方案和个人形象进行精心设计。缜密准备、精心实施,言行得体、文明礼貌,给客人留下美好的印象。 送,对于整个接待工作过程具有“总结”的意味,是整个接待活动和过程的最后一个环节和留给客人的“最后的印象”,同样要慎重对待。应善始善终,追求“曲终奏雅”的效果,切忌“虎头蛇尾”。否则会使客人先前形成的良好印象大打折扣,从而带来功亏一篑的遗憾。 总之,迎客与送客是两个重要环节,犹如一篇美文的开头与结尾。热情规范、善始善终的迎来送往,会使客人高兴而来、满意而归,对访问之旅留下美好、难忘的印象,为公务活动顺利进行起到事半功倍的作用。 二、程序和要求 (一)迎客程序 迎接工作的一般步骤是:(开始)准备→欢迎→安排生活(结束)。 1.准备 (1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。 (2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。 (3)通知宾馆、车辆等部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。 (4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。 (5)做好其他准备工作。 2.迎宾 (1)准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重,不让客人久候或自寻目的地。 (2)出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹,为便于识别,高举接站牌、横幅、小旗等迎接,使客人能从远处看到,主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况,不要接错人,既保证接站顺利,又增加客人的自尊、自豪感,增进双方感情。 (3)热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎;自我介绍或递名片(可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾,接着介绍来宾,先介绍身份地位高的人);主动与客人寒暄,征得同意后帮客人提皮箱、行李,引领至车上。 (4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李,组织装运行李。 3.安排生活 (1)将客送至住地,先让其洗浴更衣,以解旅途疲劳,再安排客人就餐。 (2)及时向客人提供《接待手册》,并征求客人对日程安排的意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求,应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)。问客有无私人活动(探亲访友、购物)需帮助安排。 (3)分手时礼貌道别,并交待下次会面地点、时间、联系方法。 (二)送客程序 送客是公务接待工作最后一环,可适当馈赠礼品,提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是:(开始)准备→欢送(结束)。 1.准备 (1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间。 (2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。 (3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。 (4)组织装运行李,检查客人是否有遗漏物品。 2.欢送 (1)为表隆重,参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。 (2)送客人至机场(车站、码头)。 (3)挥手告别并配以关切牵挂的道别语,待飞机起飞(车船开动)后再离开。 三、注意事项 1.严格照接待方案安排和组织迎送。 2.准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具,及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化,应及时通知。 3.接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人,以示欢迎与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开。 4.根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人,应事先准备好接站牌。 5.客人抵达住地后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间。 6.在迎送过程中,应热情周到,服务规范,善始善终,文明礼貌。 7.对需要购买回程飞机、车、船票的客人,要事先了解离开的日期,乘坐何种交通工具,收齐预付款,交票务人员办理。票办妥后,要提前通知客人。 |
联系客服