第1章 总则
第1条 目的
为了规范公司的会议召开程序，确保会议的高质量、高效率，帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策，特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司各级、各类会议的组织与管理。
第2章 会议分类
第3条 根据会议范围分类
根据会议的范围，可以分为以下五种。
（1）公司级会议，包括全公司员工大会、全公司技术人员、项目经理、施工队长等的大会或代表大会。召开此类会议，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。
（2）专业性会议，指公司业务系统、技术系统等组织召开的会议。召开此类会议，应经公司领导批准，各业务主管部门负责组织召开，公司业务分管领导参加。
（3）系统或部门工作会议，指由各职能部门、项目经理部召开的会议。召开此类会议，应经部门领导或项目经理批准，并报行政办公室备案，由单位领导负责组织，公司领导视情况派员参加。
（4）所、厂、库、队、班、组会议，指由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议，上一级领导也可派员参加。
（5）上级或外单位在本公司召开的会议（现场会、报告会、演讲会等）或公司的业务会（管线施工管理、维护管理、材料管理、车辆管理、员工管理、伙食管理等会议），应由行政办公室或主管部门安排召开，分管的公司领导参加。
第4条 根据会议内容分类
根据会议的内容，可以分成四大类。
（1）行政专业会议，包括董事常务会、董事代表会、董事办公会、总经理常务会、公司事务性会议、公司年度员工大会、公司经营分析会、质量分析会、安全工作会、专业技术工作会、工程设计任务完成及调度专门会议、公司各级部门工作例会、班组班前例会等。
（2）各类代表大会，包括员工代表会、各级各类人员代表大会等。
（3）专题会议，包括问题研讨会、专员研讨会、工作专题会等。
（4）其他会议，包括定期的例会、临时性会议等。
第5条 部分会议的议题安排
上述部分会议的内容安排如下表所示。
第3章 会议数量与质量控制
第6条 会议数量控制
对会议数量的控制，行政办公室主要应做好以下三个方面的工作。
（1）建立严格的会议审批机制。
①公司一切会议归行政办公室审批，防止会议无准备、无预告、无明确议题，保证会议召开的必要性。可开可不开的会不开，能采用别的方法解决的不开，无实质性或纯礼节性会议不开，能合并的不单独召开，已有明确决议的不重复开等。
②本着“下级服从上级、小会服从大会、局部服从全局”的原则召开会议。
③凡涉及多部门的会务性会议，应统筹安排、删减合并，确保会议的必要性和有效性。
（2）科学设置例会。
不断检查分析，取消无存在价值的例会，合并效率不高的例会。
（3）提高相关人员掌握会议的水平。
根据具体情况，选择最适用和最有效的沟通方式，减少会议数量，可选择面谈、现场指导、打电话、发邮件等其他办法。
第7条 会议质量控制
为有效地控制会议质量，应从以下10方面进行考虑。
（1）会议目的是否明确。
（2）开会时机是否成熟。
（3）会议规模、规格是否适度。
（4）会议应紧凑，决不短会长开。
（5）准备工作应反复检查，充分准备。
（6）主持人应具备把握会议的能力，能适时引导会议按既定方案进行，达到预定目的和效果，不跑题、偏题、马拉松开会。
（7）排除会议干扰，要求手机设置为静音，禁止在会场打电话、高声谈论，要求与会者坐姿端正并记录会议决议等。
（8）利用现代化信息技术，运用互联网、投影、录音、录像等手段提高会议效率。
（9）议题集中，不宜过多，保证较短时间内能完成全部议程，并保证问题解决的深度和效果。
（10）一切会议应有计划、议程主要发言人必须有发言稿或详细发言提纲。
第4章 会议准备
第8条 参加人员
（1）需要通知参加会议的人员，主要包括四类。
①对会议目标负有主要或直接责任者。
②对会议议题有绝对决定权力者。
③会后行动的直接执行者。
④对会议议题有专门知识或经验者。
（2）会议主办部门应严格控制参会人数，无关或不需要参加的人员能不参加则不参加。例如，对于讨论性会议，总人数一般不超过20人。
第9条 会议时间
确定会议的时点与长短，需要做好以下四个方面的工作。
（1）事先调查，保证会议安排在多数与会人员能集中精力开会的时间段。
（2）尽量安排在关键人员的最佳开会时间。
（3）在保证效果的前提下力求开短会，并留有机动时间。
（4）把握开会时机，时间紧迫的会议应尽早开，留给与会者执行落实会议决议的时间；需要与会者充分研讨的，应提前较长时间告知会议议题，给与会者留出充分的准备时间。
第10条 会议议程安排
议程由主办单位拟定，主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。
（1）重要议题安排在会议前一时间段。
（2）明确或控制会议中各议题的时长，防止时间失控。
（3）控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。
（4）保证与会者有备而来。
（5）注意引导、归纳、提升会议议题。
（6）需发放的资料应提早分发，让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法，减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。
（7）连续2～3小时以上的会议应安排中间休息，一般为10分钟。
第11条 会场布置
会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置，具体要求如下。
（1）会场空间应便于与会人员进出。
（2）座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读。
（3）会议必须的设备应有质量保证，并应进行会前检查。
（4）会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿喧哗”等警示牌，保证会议环境。
第12条 会议通知
（1）通知的拟定和要素：参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求，并应注明经办联系人、电话号码、职务以及所在单位和盖章等。
（2）通知书写：文字应简洁明了、全面周到，用电话等形式的会议通知应准备底稿。
（3）无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。
（4）为保证与会人员按时到会，可采用预先通知和正式通知两步进行。
（5）对于重要会议进行预先通知后，应监督准备情况，保证开会时各方面均准备到位。
（6）对参会的关键人员应当面通知或多次核实能否按时到会。
第5章 会中管理
第13条 人员签到
（1）准备签到表格、牌、卡或与会人员签到花名册等。
（2）簿式签到：参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。
（3）大会工作人员代签：按准备好的应参加人员花名册，来一个由大会工作人员“√”表示到会，“×”表示缺席，“O”表示请假等。
（4）证卡签到：预先打印参加大会的卡，发给个人填写姓名及其他内容，到会场交给主持大会工作人员，以统计到会、未到会人员情况。
（5）座次表签到：预先将参加大会人员安排座位，到会人员到座位在表上消号或打“√”。
（6）电脑签到：预先将与会者的指纹或磁卡信息输入电脑，到会人员按指纹或刷磁卡签到。
（7）签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数，未到人，交大会主持人。
第14条 会场服务
（1）引导座位：工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。
（2）分发会议文件、材料：重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。
（3）内外联系、传递信息：对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等接待陪同等事项。
（4）维护会场秩序：保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，减少会议中的走动。
（5）处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的急事。
（6）其他服务：对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。保持会场通风、采光和卫生。
第15条 会议进程管理
（1）主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等。
（2）尤其主持人和主讲人应按时到位，在开会前10分钟由主持人清点人数，按时开会。
（3）要注意基层与会人员的想法、看法。
（4）主持人应集中与会者的意见后做总结，引导围绕中心畅所欲言，避免争执和人身攻击。
（5）讨论前应明确讨论的议题，要及时纠偏和引导。
（6）科学安排议程，注意中间休息和节奏安排。
（7）减少中途退席，特别是主要与会人员退席的发生。
（8）一般情况下不改变议程安排。
（9）当议论达到预期目的时，应及时小结并引导转换议题。
（10）主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间。
第16条 会议记录
（1）行政办公室应派专人对会议内容予以详细记录，具体包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等，重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。
（2）会议纪要应由专人负责，并及时在会上通过。
第6章 会后工作
第17条 行政办公室的会后工作
（1）督促参会行政人员及时整理会议记录，形成会议纪要、决议等结论性文件，并分发存档。
（2）按会议纪要和决议内容，督促相关部门和人员逐项落实会议决策，以期达到召开会议的预期目的。
第18条 会议主持人员
会议主持人员应及时对会议的主持情况进行总结，不断提高主持会议的能力。
第7章 附则
第19条 本制度由综合管理部负责解释。
第20条 本制度由发布之日起开始执行。
联系客服
