一部志书最完整结构包括:序、凡例、目录、图片、总述(综述或概述)、大事记、正文、附录、索引、后记等9部分。部门志以部门为单位编写的专志。主要记述一个部门的基本情况及主要活动,包括部门的成立、机构的沿革、重要人事变动以及重要人物、大事件等。写部门志就要立足部门的实际情况,突出部门的特点。志书编写方法:
志书的体裁，一般有记、传、图、表、录等。这些体裁，各有特点和用途，不能互相取代。
一、记
“记”作为志书的一种体裁，是用来编写大事记的。编写大事记要掌握好三个特点:
1、以编年体为主，记事本末体为辅
编年体为主，就是按年记载发生的大事。其特点是:同一件事、于上年发生，在上年列条目记载发生的情形;于下年结束，又在下年列条目记载结束的情形。记事本末体，就是同一大事，其发生、经过、结尾不论跨度有多少年，均在这件大事发生的年份列条目记完全过程。采用记事本末体的写法，使读者便于看到大事的全貌。
2、竖排竖写
竖排:就是编写志书记事的标题有年、月、日，以时间先后为序，进行编排，称为竖排。
竖写:就是要按事件发生的时间先后进行编写。
3、只记不述
这是对编写大事记条目的要求:只记概要，不展开叙述，更不要议论。在编写大事记时，一个条目记载一件事，力求文字准确、简洁。
二、传
“传”是用来记述立传人物的。即生人不立传，传体的主要要求是:1.人物的生卒时间、身世。2.主要政治思想和主张或重要学术思想和著作。3.一生的主要活动和事迹。4.人物的生活习惯和爱好。编写人物传，要选取最能体现人物品德优劣的记实材料，进行叙述;选取最能反映人物思想境界和精神面貌的言行的素材。要写实，写得具体、生动，写出人物的个性;不要写虚，写得抽象化、概念化，平平淡淡，千篇一律;更不要空发议论。
三．图
“图”，也称图照，包括地图、插图和照片。图照作为“无言之史”，是志书记事的一种辅助手段。照片的说明文字，应准确、简洁。
四、表
“表”是地方志记事的一种特殊方法。表的种类有二:有数据的称为统计表，无数据的称为类目表。如《卫生院历任院长名录》，就是类目表的一种。
统计表的表文是指表中的数字，这是表的主体部份。表中的数字应准确无误。表中的数字应尽力搜集齐全，力求不留空格，当数字为零时，应写“0”；当没有该项数字时，应用“--”符号表示;当缺少某项数字时，用“……”表示。
五、录
主要是附录，是志书的最后一个部份。附录，是将不属于志书的内容，但又有保存价值的资料。
志体
一、纵写事物
第一要点，按照时间先后顺序记述事物发生、发展、结果的全过程。一是按时间先后顺序记述-----这就是纵写，二是记述事物发生、发展、结果的全过程。
第二要点，记事单一，就是要做到一事一记、一物一记。不要两件或两件以上的事物交叉记述。一般应有上限和下限。也有无上限但一定有下限。用始末法进行记述：
第一种，记述事物的发生-发展变化-结果。
第二种，记述事物的情况-发展变化-现状。（暂无结果）
以上两种表现形式中，关键是要写好事物的发展情况。任何事物每时每刻都在发展变化，或增加减少，或兴衰起伏。但是，事物的发展变化，有的年份慢些，不显著，有的年份快些，较显著。在进行记述时，发展变化慢、不显著的年份可以少写或不写,发展变化快的年份必须写并写多一些，写出发展变化的特点、原因等，这样，写了开始，又写了发展变化，最后写了结果或现状。
二、据实直书
要掌握好据实直书的基本章法，必须注意避免以下几种写法:
第一种:不要夹叙夹议。在整部志书中，编写大事记，志书正文，附录等，都要遵循据实直书的原则，只记不议，不要进行评论，也不要摆观点、下结论、抒感情。只要概述、综述序言、后记可以有一些议论，但在概述、综述中，仍以概括事实进行叙述为主，议论不能太多，起到画龙点睛的作用就行了。
第二种:不要有工作汇报、工作总结、新闻报道、文艺作品、讲义、教材的写法。
第三种:在志书中，不要进行任何解说，也不要对任何名词下定义。
三、详略得当
在编写部门志时，哪些地方写详细些，写多一些，哪些地方写简略些，写少些，甚至不写，一般来说，要处理好详主略次。事物的主要方面要详写，次要方面应略写。详事业略机构，详写事业的发展变化、兴衰起伏，略写机构的设置撤并。
四、志书选材
选材时，应注意把握以下几个要点:1.真实性和可信性;2.目的性和针对性;3.思想性。
单位概况
哪一年成立的，机构历史沿革(单位名称的更替)、地址(包括住址的变更)、占地面积、建筑面积、业务用房有多少、人员、人员职称情况、开设的科室、拥有的设备、开展的业务、服务范围、年度业务总收入、哪年获得什么荣誉。(历年的相关数据可列表)单位早期的布局示意图，现在的布局示意图。
大事记
1.**年，开展了什么工作。
2.**年，发生了对单位有影响的事件，简要的描述事情的起因、经过、结果。
3.**年，单位的面积扩大或缩小，基础建设等。
4.**年，单位添置了什么设备等。
5.**年，上级领导到单位进行视察、调研、检查、督导等等活动。
按年份写，记载的可以是开展的工作，代表单位的技术水平;也可以是开展的有意义的活动;还可以是制定的新的管理制度、增减科室、开展活动、宣传活动;还可以是有影响的事件等等。
分述
一、科室（职能、人员）等介绍
（一）**科室 能开展 等业务。
（二）**科室 能开展 等业务。
（三）**科室 能开展 等业务。
二、管理制度
简要描述建立了哪些工作制度。
三、业务培训
**年选送 骨干 人，进修或学习技术。
四、设备管理
主要仪器设备、办公设备情况。
五、基础设施建设
**年，建设了**楼，占地面积**平方米，建筑面积**平方米，投资**万元。楼内科室设置情况。
**年，建设了**楼，占地面积**平方米，建筑面积**平方米，投资**万元。楼内科室设置情况。
七、负责人名录
年份 **年 职务 院(所)长、主任 支书 副院(所)长、主任 姓名 ***（列表式）
八、各项工作指标
历年工程、工作数据、工作开展情况的数据等。
九、人物
1.历届班子成员的简介
2.单位有影响力的中级以上职称人员简介。
3.有必要录入的知名人物简介。比如专家、人大代表、政协委员等。
十、照片
反映单位发展的基础设施建设、设备、科室、活动的老照片和现在的照片，尽可能地搜集。
需要把握的原则
(一)观点正确。遵守党和国家的路线、方针、政策和法律法规，符合保密、涉外和民族宗教等政策规定。
(二)资料翔实。内容全面系统，相关内容可以合理交叉，但不能简单重复;史实数据准确，无虚假水分，不夸张溢美，杜绝空话、套话。图文并茂，有历史的和现状的图片。
(三)体例严谨。按照科学分类原则和实际，合理分类，归属得当，层次清晰，排列有序，详略适宜，横不缺要项，纵不断主线，符合志书体例要求。
(四)文辞规范。文风朴实，用语准确、规范，行文简洁、流畅;标点、数字、计量、注释、引文、纪年、称谓等符合有关标准。
(五)核较精准。文、图、表反复校对，做到严格认真，纠正讹误，消灭差错，不得突破差错率万分之一的规定。
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