6款应该会用的办公软件               

如你所见，6款比较常用的办公软件，文章不会做详细讲解，因为每款软件展开都会是一个完整的课程，有兴趣可以去网上的一些免费公开课（网易云课堂、多贝网、腾讯课堂等）学习。

这里会总结一下在用这几个工具时需要注意的要点，给大家一些参考。要知道会用和用到令人满意，完全是两码事。我们来一个一个看：

• Word

Word主要用于做报告，做记录。

一份让人看着很舒服的.doc文件是因为结构清晰，有几个关键点吧：

1，用序号来标记段落；

2，段落标题加粗或放大字体；

3，字体要统一（如微软雅黑）；

4，段落对齐；

5，文章中重点内容加粗、漂色或者加背景色。

我们刷朋友圈的时候会发现有很多文章很长但是看起来一点也不费劲，就是因为它的段落结构很清晰，一些重点来。

结构化的标题让你更好的管理Word。

在职场中每个人电脑里都会有很多很多的“Word”，结构化标题，正确的利用文件夹来管理你的文档，清晰分类，明确归档，会让你快速找到你所需要的东西。

关键点：结构化、清晰

• Excel

Excel主要用于媒介计划制定，资源整理报表。

合格的Excel会用到以下格式：

1，清晰序号标识；

2，统一字体、字号、格式；

3，合适框线，合适的颜色标识。

Excel本身是一个超强大的数据处理工具。

Excel用于数据处理、统计分析和辅助决策等操作。比如小编在之前公司的时候，产品刚刚上线，需要获得种子用户来验证MVP，于是做了EDM营销邮件，收集相关QQ群邮箱3000多个经过去重后剩下2600多个，然后进行随机打乱。如图：

• PPT

PPT主要用于做方案或者展示性的内容。

新手容易犯的错误就是在方案里“堆字”，而实际的情况是没人能认真看完你的方案。如果是在现场讲工作报告，很有可能让你的领导或听方案的甲方昏昏欲睡（简直就是密集恐惧症）。

解决方法是：

1，一个方案的主题就一个，不要什么都写，我们缩写的每一页都是为自己的主题服务的。（你要知道上司或甲方一天可能要看很多方案）

2，清晰明了，尽量用“人话”，不要堆字，能用图片代替的尽量用图片。因为图片或表格更感性，话能说一句就不要说两句，让人家可以找到重点。

另外：如果当在一页PPT里确实用几句话说不明白想要表达的内容，或某页PPT里的结论是由n个复杂的步骤完成，需要展开。那就加一个超链接。

如下图红框中的超链接，这是小编在之前公司做的工作报告。（PS：如果公司有模板别忘用公司的模板哦！）

PPT的本质是逻辑思维能力加一些创造力。

个人建议先在一张纸上写好自己方案的大体框架，然后在着手去做。许多人常范的错误是一开始啥都没想就开始做，结果做到中间发现上面哪里缺少东西了，目录不对了、字体尺寸不统一等一系列问题，这样就会陷入了纠结细节的黑洞中。导致的结果是耗时耗力，事倍功半。

关键点：清晰明了！

• Foxmail

Foxmail是一个邮箱管理工具。

把你几个邮箱可以加载到foxmail统一管理使用。

1，简洁方便，统一管理。你再也不用为了查看每个邮箱的邮件而登录PC端了。

2，按紧急程度分类。比如自己老板和客户的邮件需要及时处理，这时候我们可以进行“星标”。对于一般性的邮件就可以用碎片化时间去处理。如图：

合理分类让你每天剩下半小时时间，一年下来就节省很多时间。

把邮件进行分类。比如：把客户邮件、合作的邮件、公司内容（HR）邮件、老板上司邮件分成组。这样就可以按优先级来查看邮件，同时也方便邮件存档在查看。（客户在邮箱里同意了方案，这是日后的证据！）

说明：用Foxmail添加邮箱账户需要进行pop、smtp等服务器端口设置，这个一点也不复杂，只要登录你客户端的邮箱在账号设置里动动手指设置一下就可以了。

• Mindmanager

Mindmanager（思维导图）可以对发散性思维进行整理。

思维导图可以把各种想法之间的关系进行相互隶属和层级的方式表现出来，它是一种将放射性思考具体化的工具。

任何一个小的想法可以从一个节点开始发散。

它可以把你的想法变成思考的中心，并且由此中心向外发散出成千上万的关节点。每一个关节点都代表与中心主题的一个连结，而这一个连结又是下一个连结的中心主题，再向外发散出成千上万的关节点，最后呈现出放射状的立体结构。这样会比我们直接的线性思维更有创造力。

如图，小编随便在百度里搜的：

• Tower

Tower是一款协同工具。

我们可以简单的理解为每一个项目或任务创建一个卡片，里面包括具体的活动、附件、更新和沟通内容等。

在协同工具里，自己和同事都可以看到彼此工作内容和进度，这样有利于及时沟通和增加工作效率；

另外，上司和老板也可以方便的在这里给我们布置任务和设定完成日期，同时查看下属的工作进度。

Tower也可以进行个人工作管理。

清晰的标注每一个块具体工作的状态和需要协同的人员工作进度。

当然类似Tower的协同工具有很多，比如Trello，纷享逍客等等，看自己更喜欢哪个或者公司正在用哪一个啦。

当然，今天盘点的这6款常用的工具都有替代品了，如金山的WPS可以替代微软的Office，Prizi可以做立体化的演示方案，360云笔记、印象笔记等可以代替Word的日志功能等等，具体要用哪个工具还要大家在根据自己的工作形式和兴趣爱好去选择。

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